为什么使用G Suite 办公(Google智能办公套件)?

无论您是成功的个体企业家,还是拥有50名职工的企业主,您或许都想要通过Google办公应用套件来提高自己的工作效率。

这组办公套件之前被称为“Google Apps”,不过Google公司已经将其改名为G Suite。更重要的是,Google正式宣布将更新旗下品牌“Google for Work”,并将其改名为“Google Cloud”。Google声称通过减少工作元素以及为人们提供更便于在日常生活中使用的应用软件组合,他们将能够进一步拓宽目标受众的范围。

在本文中,美国虚拟主机HostGator将通过介绍G suite来引出Google Cloud的作用。Google 的智能办公套件已经成为了处理内部工作流程的行业标准,并且极大程度上减轻了个人工作的复杂性和压力。

但是,在为您讲解G suite的好处之前,我们必须先为您解答一些问题。

 

美国虚拟主机
为什么使用G Suite 办公(Google智能办公套件)?

 

已经有了Gmail账户,还需要购买什么?

答案是:所有权。

这听起来可能有点令人费解,但是如果您使用的是普通的Gmail账户的话,您就无法使用它来读取yourname@yourcompany.com.这样的邮件地址。从B2B层面上来看,如果您的邮件地址当中没有加入官方的公司名称的话,那么邮件被打开的可能性就会降低。

而这一点对品牌认知而言也很重要,尤其在您的公司不断地增加新员工的情况下更是如此。此外,拥有了邮件账户的所有权还能让企业管理人员在雇佣或者解雇员工时分发或收回公司邮件地址。如果员工离职,包括电子邮件和联系人之内的所有员工权利都会被公司收回。

就其费用而言,每位用户每月需支付5美金或者每年50美金。如果您想要获得Google Drive 的无限制存储空间,您可以升级到每月10美金或者每年100美金的套餐。这就是所谓的 G Suite 业务模式。

对于额外雇佣的员工,其费用如下表所示:

 

额外雇佣员工的费用
额外雇佣员工的费用

 

由于许多企业的员工数量都会有所变动,因此这个收费计划会提供很强的灵活性,能够让您添加或减少订购数量。更重要的是,让所有员工使用同一类的办公程序能够激发员工之间潜在的合作能力。

使用G Suite 的好处

除了邮件的所有权之外,订购G Suite还能够为您带来更多特别的好处。

1、文件所有权

上一代办公产品的功能主要就是追踪重要文件是否仅在企业内部被访问。而如果企业使用G Suite 将文件存储在云端的话,G Suite 就会授予管理员创建文件的权限和文件所有权,因此就可以免去企业在重要文件访问权限方面的担忧。

此外,该产品还能让您同步操作员工的设备,因此,即使员工的电脑关机了,您也可以将其桌面上的文件上传至云端进行访问。

2、分享文件

通过使用同一组的办公软件,您可以在相同的存储门户之间一键分享文件。此外基于不同情况,G Suite的分享设置还允许您选择“只读模式”和“编辑模式”两种操作。

3、电子邮件分组

企业是由各种不同的部门和运营岗位组成的。如果您想要将邮件发送给特定部门的话,与其试着记住每一个员工的电子邮件,您更应该将邮件接收人划分成不同的类别,比如会计人员,市场推广人员,美术人员等等。

此外,对邮件地址进行分组不需要支付额外的费用,而且您还能无限制地添加更多的邮件组别。

4、无限制的邮件别名

每个G Suite 账户都能够使用多个邮件别名。例如,我就职于一家拥有多个编辑部的报社,我收到的电子邮件有3种别名:

多样的邮件别名能够让您在与潜在客户进行邮件沟通时传达更具指示性的信息。不同的别名还能用于不同的账户,可以让团队员工共同处理收到的邮件。

5、更强大的存储能力

Gmail账户的默认容量是15GB,其中包括您的邮件和硬盘中的文件容量。而每月5美元的G Suite账户的存储容量可升至30GB。如上述所言,如果您选择10美元每月的套餐,您的账户将拥有更多的存储量。

6、全天候的支持

令人意外的是,免费的Gmail账户并不提供顾客支持服务。而使用G Suite账户,您将能够享受全天候的电话和邮件支持服务,还能够实时向客服人员进行咨询。

如果您是第一次将Google 的应用软件与您的网站信息结合在一起的话,这一组应用软件绝对会为您带来巨大的使用价值。

7、2步认证

如今,网络安全防护逐渐变得越来越脆弱了。在过去几年中,各大技术公司的云系统都遭到了破坏,因此您必须确保重要的商业文档受到了加密和验证层的保护。

G Suite可以为您公司所有的用户提供2步验证服务,以确保每台连接到网络的设备都已通过电话和电子邮件的双重验证。

8、通过HostGator直接集成G Suite控制面板

为了验证域名并开始使用带有您域名URL的电子邮件,您将需要遵循主机服务的一系列步骤。 幸运的是,我们已经在我们网站的支持页面上列出了所有的步骤,能够更加便于您完成相关操作。

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