如何创建商务电子邮件

大多数来自专业人士的邮件——无论何种行业,从医生到训狗师,再到首席执行官——都是商务电子邮件地址。

无论是否刻意去想过这个问题,都应该知道如何识别商务电子邮件。它通常是公司域名上的一个名字,例如:name@businessname.com。

有业务来往的人都应该设置一个商务电子邮件。电子邮件是启动新业务的一个小却重要的部分。对于那些不知道从哪里开始的人,hostgator美国虚拟主机商创建了这个关于如何创建商务电子邮件的有帮助的指南。

为什么要创建商务电子邮件

很有可能,你已经有了一个电子邮件地址。那么你可能想知道什么不能一直用旧地址来处理所有的商务信件。创建专业的电子邮件真的那么重要吗?的确如此,原因如下:

商务的电子邮件体现了专业性。

如果发送有关你所经营的业务的电子邮件,那么收件人不会认真地对待 。

通过一封来自你的业务领域的专业邮件,可以立即与你的联系人沟通,告诉他们邮件是合法的,应该认真对待。一旦完成了一个专业的电子邮件,就可以用它来设置社交媒体,主机计划,以及你需要经营业务的其他帐户了。

它成为了市场营销和品牌推广的延伸。

有了正式的商务电子邮件以后,你发送的每一封邮件都是对企业品牌和网站的暗示。这并不仅仅适用于你。

每一个你雇用并提供了商务电子邮件的人也将在发送的每一封电子邮件中传播你的业务和网站。这是一个保持业务头脑,使网站更容易被找到的好方法。

人们更有可能通过他们认识的来源打开电子邮件。

64%的人表示,他们是否打开电子邮件很大程度上取决于邮件的发件人是谁。

在使用商务电子邮件地址时,即使客户不认识你本人,他们仍然能够识别出电子邮件来自一个他们认识的品牌。他们对公司的任何信任或了解都会延伸到你的身上。

潜在客户会更容易找到你。

大多数人希望能够通过像name@companyname.com这样的电子邮件地址联系到公司的人,或者通过联系customerservice@companyname.com联系到正确的部门。

当你的商务邮件很容易被想起时,人们在有问题或担忧时,他们会更容易和你联系。

使联系人更容易找到你的网站。

当电子邮件地址使用与网站相同的域名时,公司电子邮件的每个收件人都有一个简单快速的资源来确定网站是什么。任何想要了解更多的人都知道去哪里。 相关内容推荐<<<<充分利用博客电子邮件与客户的维系的七种方法

这会让你和公司其他人的关系更加清晰。

如果每个在这家公司工作的人都用同一个域名发邮件,那么很明显大家都来自有同一个品牌。客户和领导者会知道,任何以@yourcompany.com结尾的电子邮件地址的人都是你的品牌的合法代表,值得信任。

客户将知道什么时候的电子邮件是你发送的。

垃圾邮件是令人讨厌的一部分。一封来自自己域名的商务邮件是区分邮件和垃圾邮件的重要方法。

通常,垃圾邮件发送者会发送假冒合法公司的钓鱼邮件。只要收件人知道实际业务领域是什么,就可以很容易地看到冒名顶替者的电子邮件是什么,并识别真正的电子邮件。

如何创建商务电子邮件

幸运的是,创建商业电子邮件是帮助新商业网站成功的一个简单的部分。可以按照以下七个步骤去做。 相关内容推荐<<<<企业应该怎样使用免费电子邮件服务

第一步:注册域名。

域名是人们访问网站在浏览器中输入的URL。例如,一家名为“小狗驯服机构”的企业可以注册“puppyobedienceschool.com”的域名。注册域名既可以确保拥有想要的网站域名,也可以提供将成为你的商务电子邮件地址最后一部分的域名。

想要找到合适的域名非常困难,因为已经有很多.com被占有了。仔细想想最能代表业务的单词和短语,并使用域名搜索工具找出可用的域名。一旦找到一个自己喜欢的,就可以在你搜索的地方注册了。

如果你的公司名称不是.com,可以考虑以下是否.net或.biz域名扩展也可以。

第二步:注册虚拟主机。

为了访问该工具,需要为你注册的域名创建电子邮件地址,需要注册虚拟主机。除了能让你建立一个商务电子邮件,虚拟主机还是一个使网站在线的重要元素。

在对主机计划进行选择时,要注意所包含的电子邮件地址的数量。一些虚拟主机计划,比如HostGator提供的,可以创建无数个免费的电子邮件地址。

另一些则对创建电子邮件地址收取更高的费用,或者只在主机计划中包含少量电子邮件地址并收取额外费用。你可以选择一个提供尽可能多需要提前支付的电子邮件地址的计划来节约开支。

步骤三:为业务设置命名规格。

如果你是一个人做生意,这一步很简单:只需要弄清楚自己的商务邮件是什么。如果你有员工,或者希望随着公司的发展而招聘员工,那么现在就该想想,你希望公司的商务邮件是什么样的。

以下是一些需要考虑的常见的命名规格:

  • firstname@yourbusiness.com
  • firstinitial.lastname@yourbusiness.com
  • firstname.lastname@yourbusiness.com
  • Picking one now will help you stay consistent as your company grows.

现在就选一个会帮助你在公司发展的过程中保持一致性。

步骤四:按照主机提供商的说明来创建商务电子邮件。

尽管遵循相同的一般过程,但所选的主机供应商不同,下一个步骤的细节看起来也会有点不同。以下是用HostGator设置商务邮件的步骤:

  1. 登录控制面板。
  2. 找到电子邮件部分,然后单击电子邮件帐户。
  3. 在出现的表单中,在电子邮件字段中输入你想要的商务电子邮件名称。
  4. 从域名领域的下拉菜单中选择电子邮件地址的最后一部分所需的域名。
  5. 为电子邮件帐户选择一个安全的密码。HostGator的密码生成器可以帮助你找到一个足够安全的密码,你可以在表单下面的强度栏中查看你尝试的每个密码的安全程度。
  6. 点击创建帐户。

就是这么简单!

步骤五:选择邮件客户端。

商务电子邮件创建以后,就可以决定在哪里以及如何访问它了。

你的虚拟主机帐户可能会附带一个基本的网页邮件选项,可以使用它来检查你的收件箱,并通过控制面板直接发送电子邮件。这个虚拟主机计划通常是免费的。但大多数人更喜欢将电子邮件转发给第三方电子邮件客户端。

电子邮件客户端的一些流行选项包括G Suite、Office 365等。

虽然商务电子邮件使用Gmail每个月的确需要一小笔费用,但G Suite订阅来比Gmail访问更多。你的组织还将获得合作的谷歌应用程序的使用,包括谷歌驱动器、谷歌文件、谷歌日历、谷歌表格和谷歌视频群聊。所有这些对于组织你的业务和控制组织中谁可以访问什么信息都很有用。

g suite包含什么

对于HostGator客户端而言,一旦在Gmail中建立了一个账户,就可以在这里找到如何将邮件转发到Gmail账户的详细信息。

与G Suite一样,Office 365结合了直观的电子邮件界面(Outlook)和许多其他有用的业务功能,比如基于云的Microsoft Word、Excel和PowerPoint访问。HostGator的客户现在可以升级他们的计划,以包含对Office 365特性的访问。找到每个可用计划的细节,以及如何在这里设置它。

苹果的邮件

对于苹果的用户来说,苹果的邮件是电脑上的内置邮件客户端。HostGator客户可以按照以下说明设置转发到你的苹果邮件帐户。任何想通过苹果访问电子邮件的人都可以遵循这些规则。

第六步:建立名字和形象。

你可以通过将名字和照片添加到商务电子邮件账户中来进一步使你在别人的收件箱中显示的方式个性化。完成此操作的细节将取决于你选择的电子邮件客户端。

更改g suite商务电子邮件中的名称和图像

在Gmail中,可以通过点击收件箱右上角的G Suite图标来更新照片,然后点击出现的圆圈底部的更改按钮。

或者也可以通过点击圆旁边的谷歌账户按钮来改变你的头像和名字,选择个人信息,然后在信息下面填写信息。

建立谷歌帐户商务电子邮件

在Outlook/Office 365中,可以通过单击屏幕右上角的图像,选择编辑个人资料,然后选择修改头像和编辑姓名来提供新的信息,从而更改你的姓名和头像。

步骤七:添加电子邮件签名。

创建专业商务电子邮件的最后一步是设置电子邮件签名。一个好的电子邮件签名应该包括一个礼貌的结尾(例如:Regards, Thank you, Sincerely),你的名字,网站的链接,以及联系你的最佳联系方式。

设置电子邮件签名可以确保你发送的每封电子邮件的底部都显示了这些信息,使客户和业务联系人在需要时很容易找到这些信息。

同样,具体细节取决于你使用的电子邮件客户端,但过程是类似的。在苹果邮件中,在首选项下的主菜单上有一个签名项。在Gmail中,设置下面有一个签名部分。在Outlook/Office 365中,可以在消息菜单下选择签名。

商业电子邮件的常见问题

这些步骤是学习如何创建商务邮件时需要知道的主要事情,但可能仍然有一些额外的问题。

1、可以创建一个没有域名的免费的商务电子邮件吗?

如果想节省购买域名和虚拟主机的费用(这两项都是建立商业网站所必需的),就不能创建一个在第二部分有品牌的商业邮件(例如:name@yourbrand.com)。

可以创建一个在第一部分中包含企业名称的电子邮件地址,例如businessname@gmail.com。有些企业确实会选择这个选项,但它看起来不会像包含你唯一域名的企业电子邮件地址那么专业。

如果真的启动一个网站,很可能会以一个新的品牌电子邮件地址开始,这可能会让客户感到困惑。

2、应该创建哪些商务电子邮件地址?

如果你是一个人做生意的话,那么可能可以管理一个域名里面包含自己名字的电子邮件地址。

如果你有多个员工和部门,可以考虑为每一个员工都创建一个电子邮件地址,以及部门级别的电子邮件地址,如sales@yourbrand.com和customerservice@yourbrand.com,这些电子邮件地址可以访问这些部门中所有相关的联系人。

3、如何设置邮件转发?

电子邮件转发在一些不同的情况下是有用的:

  • 当你想要将电子邮件转发给第三方电子邮件客户端时,可以依照上述的五个步骤。
  • 当你设置了一个新的电子邮件地址,并希望将所有转到旧地址的电子邮件转到新收件箱时。
  • 当你想要所有的电子邮件从一个特定的网页形式或部门级别的电子邮件地址进入所有相关联系人的收件箱时。
  • 当你的公司有人离职,你希望他们所有的邮件都转给公司里的其他人时。

设置邮件转发一般都非常简单。可以在控制面板,或在电子邮件客户端操作(这里是Outlook和Gmail的说明)。

创建商务电子邮件

如果已经了解了所有的基础知识,那么久可以为公司创建商务电子邮件了。你可以在几分钟内用HostGator建立一个域名虚拟主机计划,然后按照下面列出的步骤在今天之内准备好你的商务邮件。

无论是通过移动设备还是桌面发送电子邮件,建立商务邮件帐户将确保你的专业性。创建商务电子邮件很容易,而且它会对客户和同事如何看待你的业务产生很大的影响。相关内容可以阅读选择虚拟主机时需要知道的知识

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